INFORMATIONS RÉGLEMENTÉES

07 May 2021

Invitation à assister à l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société qui se tiendra le 9 juin 2021

Mont-Saint-Guibert, Belgium

Le conseil d'administration de la Société a le plaisir d'inviter ses détenteurs de titres à assister à l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société qui se tiendra le mercredi 9 juin 2021 à 14 heures CET au siège de la Société, ou à tout autre endroit indiqué avant ce moment-là, en présence physique limitée compte tenu des mesures gouvernementales prises en vue de limiter la propagation de la COVID-19.

Afin de faciliter la tenue de la liste de présence le jour de l’assemblée générale annuelle, les détenteurs de titres émis par la Société et leurs représentants sont invités à s'inscrire à partir de 13:30h CET.

 

Communication concernant la COVID-19

Compte tenu de la pandémie de COVID-19, il est actuellement envisagé que les mesures imposées par le gouvernement belge pour faire face à cette pandémie, telles que l'obligation de garantir une distance de 1,5 mètre entre chaque personne, puissent encore être en vigueur à la date de l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société. Ces mesures sont dans l'intérêt de la santé des détenteurs de titres individuels, ainsi que des employés de la Société et des autres personnes chargées d'organiser l'assemblée générale. Il n'est pas non plus exclu que le gouvernement belge impose à nouveau des mesures supplémentaires.

Compte tenu de la crise sanitaire et des mesures y afférentes imposées par le gouvernement pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19, il est vivement recommandé aux détenteurs de titres d'exercer leurs droits de vote avant l'assemblée générale des actionnaires en suivant les règles énoncées dans la présente convocation, soit (i) en votant à distance par correspondance, soit (ii) en donnant procuration à un représentant de la Société. En outre, les détenteurs de titres sont encouragés à exercer leur droit de poser préalablement par écrit des questions relatives aux points à l'ordre du jour de l’assemblée générale des actionnaires. Les modalités de participation à l'assemblée générale annuelle des actionnaires susmentionnées sont précisées dans la présente convocation et dans les formulaires de vote par correspondance ou par procuration.

La Société accordera l'accès à l'assemblée aux détenteurs de titres, aux mandataires et à d'autres personnes uniquement dans la mesure permise à la lumière des mesures prises ou à prendre par les autorités applicables à la date de l'assemblée, et en tenant toujours compte des recommandations des autorités, ainsi que des considérations de santé et de sécurité. La Société mettra également en place une vidéoconférence pour permettre aux détenteurs de titres de la Société qui se sont dûment inscrits à l'assemblée générale annuelle des actionnaires de suivre l’assemblée à distance et de poser des questions, le cas échéant par écrit, pendant l’assemblée. Les modalités de participation à l'assemblée par vidéoconférence seront communiquées en temps utile aux détenteurs de titres concernés. La vidéoconférence ne sera pas considérée comme un outil de communication électronique permettant d'assister et de voter à l'assemblée générale des actionnaires, tel que visé à l'article 7:137 du Code des sociétés et des associations, mais constituera une facilité supplémentaire pour les détenteurs de titres de suivre l‘assemblée générale des actionnaires.

En fonction de l’évolution de la situation sanitaire et des règles applicables avant la date de l'assemblée générale annuelle des actionnaires, la Société se réserve le droit de modifier ces modalités de participation en l'indiquant sur le site internet de la Société.

 

Ordre du jour de l'assemblée générale annuelle des actionnaires

  1. Prise de connaissance du et discussion sur :
     
    1. les comptes annuels retraités pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2019,
    2. les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020,
    3. les comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020,
    4. le rapport de gestion du conseil d'administration sur les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020,
    5. le rapport de gestion du conseil d'administration sur les comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020,
    6. le rapport du commissaire sur les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020, et
    7. le rapport du commissaire sur les comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020.
       
  2. Approbation des comptes annuels retraités pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2019.

    Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver les comptes annuels retraités pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2019.
     
  3. Approbation des comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 et de l'affectation du résultat proposée.

    Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 et l'affectation du résultat telle que proposée par le conseil d'administration.
     
  4. Décharge des administrateurs.

    Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'accorder la décharge à chacun des administrateurs (y compris chaque ancien administrateur et chaque représentant permanent) qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.
     
  5. Décharge du commissaire.

    Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'accorder la décharge au commissaire qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.
     
  6. Approbation du rapport de rémunération.

    Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver le rapport de rémunération.
     
  7. Approbation de la politique de rémunération.

    Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver la politique de rémunération.
     
  8. Approbation de la rémunération du commissaire.

    Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver la rémunération du commissaire pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 comme suit : (i) 115.000,00 EUR (hors TVA) pour le contrôle des comptes annuels et des comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 et (ii) 356.925,00 EUR (hors TVA) pour les services rendus par le commissaire dans le cadre de la cotation de la Société sur Euronext Brussels en septembre 2020.

 

Formalités d'admission et participation à l'assemblée générale

Pour assister à l'assemblée générale du 9 juin 2021, les détenteurs d'actions et de droits de souscription sont priés de se conformer aux articles 26 et 27 des statuts de la Société et aux formalités suivantes.

Les détenteurs de droits de souscription émis par la Société peuvent, conformément à l'article 7:135 du Code des sociétés et des associations, uniquement assister à l'assemblée générale des actionnaires avec un vote consultatif.

Afin de pouvoir participer à l'assemblée générale, un détenteur de titres émis par la Société doit remplir deux conditions : (a) être enregistré en tant que détenteur de ces titres à la date d'enregistrement et (b) en informer la Société, comme décrit ci-dessous.

A la lumière de la pandémie de COVID-19, (i) la Société recommande fortement aux détenteurs de titres qui souhaitent participer à l'assemblée générale annuelle des actionnaires d'exercer autant que possible leur droit de vote avant l'assemblée générale des actionnaire soit en votant à distance par correspondance, soit en donnant procuration à un représentant de la Société, et (ii) les détenteurs de titres sont fortement encouragés à utiliser le courrier électronique pour toute correspondance concernant l'assemblée générale des actionnaires.
 

Date d'enregistrement

La date d'enregistrement est le 26 mai 2021 à vingt-quatre heures (heure belge). Seules les personnes inscrites comme détenteur de titres à cette date et cette heure seront autorisées à assister et (s'ils sont actionnaires) à voter à l'assemblée. Il ne sera pas tenu compte du nombre de titres détenus par le détenteur au jour de l'assemblée.

  • Les détenteurs d’actions nominatives et des droits de souscription doivent être inscrits dans le registre des actions nominatives ou le registre des droits de souscription, le cas échéant, de la Société le 26 mai 2021 à vingt-quatre heures (heure belge).
     
  • Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent délivrer, ou faire le nécessaire pour que soit délivrée, à la Société, au plus tard le 3 juin 2021 à vingt-quatre heures (heure belge), une attestation émise par le teneur de compte agréé ou par l'organisme de liquidation certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement, pour lequel l'actionnaire a déclaré avoir l'intention de participer à l'assemblée. Ce certificat doit être envoyé à la Société par courrier électronique à l'adresse e-mail shareholders@nyxoah.com ou par lettre adressée au siège de la Société (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique, à l'attention de madame An Moonen, General Counsel de la Société).
     

Intention de participer à l'assemblée

Les détenteurs de titres doivent informer le conseil d’administration de la Société, par courrier électronique à shareholders@nyxoah.com ou par lettre adressée au siège de la Société (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique, à l'attention de madame An Moonen, General Counsel de la Société), ce courrier électronique ou cette lettre devant parvenir à la Société au plus tard le 3 juin 2021, de leur intention de participer à l'assemblée, indiquer le nombre de titres pour lequel ils entendent prendre part au vote, et, pour les titulaires d'actions dématérialisées, présenter la preuve de leur inscription en tant qu'actionnaire à la date d'enregistrement.

Afin d'assister à l'assemblée, les détenteurs de titres et les porteurs de procuration doivent prouver leur identité et les représentants des personnes morales doivent remettre des documents établissant leur identité et leur pouvoir de représentation, au plus tard immédiatement avant le début de l’assemblée.
 

Vote par procuration ou par correspondance

Comme indiqué ci-dessus, les actionnaires sont invités à exercer leur droit de vote avant l'assemblée (i) soit en votant à distance par correspondance, soit (ii) en donnant procuration à un représentant de la Société.

En cas de recours à un vote par procuration, le mandataire sera un représentant de la Société. Ce mandataire pourra uniquement exercer le droit de vote conformément aux instructions de vote reprises dans la procuration.

Les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance approuvés par la Société doivent être utilisés pour ce faire. Ces formulaires peuvent être téléchargés sur le site internet de la Société.

En cas de recours à un vote par procuration ou un vote par correspondance, les actionnaires doivent, en plus des formalités précitées, transmettre par courrier électronique à l'adresse e-mail shareholders@nyxoah.com ou par lettre adressée au siège de la Société (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique, à l'attention de madame An Moonen, General Counsel de la Société) les formulaires de vote par procuration ou de vote par correspondance dûment complétés et signés. Ces documents doivent parvenir à la Société au plus tard le 3 juin 2021.

Notez, par ailleurs, que les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance peuvent également être signés par un procédé de signature électronique comme cela est prévu à l’article 7:143 §2 du Code des sociétés et des associations.
 

Participation à l'assemblée générale des actionnaires virtuelle

Les détenteurs de titres souhaitant participer à distance, de manière virtuelle et en temps réel, à l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société sont tenus de confirmer leur participation et de communiquer leur adresse e-mail à la Société au plus tard le 3 juin 2021 par courrier électronique adressé à l'adresse e-mail shareholders@nyxoah.com.

Quelques jours avant l'assemblée générale des actionnaires, les détenteurs de titres ayant accompli cette formalité, recevront par e-mail (à l'adresse qu'ils auront communiquée à la Société) un lien, et selon le cas, un nom d'utilisateur et un mot de passe, leur permettant de suivre et de participer à l'assemblée générale des actionnaires via leur ordinateur, tablette ou smartphone.

Juste avant le début de l'assemblée générale, les détenteurs de titres devront cliquer sur le lien qui leur aura été préalablement communiqué par e-mail, et selon le cas, de saisir leur nom d'utilisateur et leur mot de passe afin de rejoindre l'assemblée générale virtuelle.

Les détenteurs de titres participant à l'assemblée générale virtuelle auront la possibilité d'assister à la diffusion en direct de l'assemblée et de poser des questions, le cas échéant par écrit, aux administrateurs au cours de l’assemblée concernant les points à l'ordre du jour.
 

Nouveaux points à l’ordre du jour, propositions de décisions et droit de poser des questions

Les actionnaires détenant au moins 3% du capital qui souhaitent demander l’inscription de nouveaux points à l’ordre du jour ou déposer des propositions de décisions doivent, outre les formalités susvisées, établir à la date de leur requête la preuve de la possession de la fraction de capital exigée et faire parvenir le texte des points à l'ordre du jour et des propositions de décisions y afférentes à l’adresse e-mail shareholders@nyxoah.com ou par lettre adressée au siège de la Société (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique, à l'attention de madame An Moonen, General Counsel de la Société), au plus tard le 18 mai 2021. La demande doit également mentionner l'adresse postale ou électronique à laquelle la Société enverra la confirmation de la réception de la demande.

Le cas échéant, l'ordre du jour modifié sera publié au plus tard le 25 mai 2021.

Les actionnaires qui le souhaitent peuvent adresser à la Société leurs éventuelles questions portant uniquement sur l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle des actionnaires, par courrier électronique adressé à l'adresse e-mail shareholders@nyxoah.com ou par lettre adressée au siège de la Société (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique, à l'attention de madame An Moonen, General Counsel de la Société) au plus tard le 3 juin 2021. Les réponses à ces questions seront fournies pendant l'assemblée générale annuelle des actionnaires conformément à la législation applicable.
 

Documentation

Tous les documents concernant l'assemblée générale annuelle des actionnaires que la loi impose de mettre à disposition, ainsi que le nombre total d'actions et de droits de votes en circulation, sont disponibles sur le site web de la Société. Les documents sont également disponibles au siège de la Société et peuvent être consultés uniquement sur rendez-vous pris par courrier électronique (shareholders@nyxoah.com). Les actionnaires peuvent également obtenir, gratuitement, une copie papier de cette documentation, en le demandant par courrier électronique adressé à l'adresse e-mail shareholders@nyxoah.com, ou par lettre adressée au siège de la Société (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique, à l'attention de madame An Moonen, General Counsel de la Société).

Les formalités précitées ainsi que les instructions reprises sur le site web de la Société et sur les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance doivent être strictement respectées.
 

Divers

Quorum : Il n'y a pas d'exigence particulière de quorum pour la délibération et le vote des résolutions proposées dans l'ordre du jour susmentionné.

Vote : Chaque action donne droit à un vote.

Majorité : Conformément au droit applicable, les décisions proposées dans l'ordre du jour susmentionné seront adoptées si elles sont approuvées par une majorité simple des voix valablement émises à l'assemblée générale annuelle des actionnaires. Les votes blancs et les abstentions ne sont pas pris en compte.

Données personnelles : La Société est responsable pour le traitement des données personnelles qu'elle reçoit ou collecte des détenteurs de titres émis par la société et des mandataires dans le cadre des assemblées générales des actionnaires de la Société.

Le traitement de ces données sera effectué en vue de l'organisation et la tenue de l'assemblée générale des actionnaires concernée, y compris les convocations, les inscriptions, les présences et les votes, ainsi que la tenue de listes ou de registres des détenteurs de titres et à des fins d'analyse de la base des détenteurs de titres de la Société.

Les données comprennent, entre autres, les éléments suivants : les données d'identification, le nombre et la nature des titres émis par la Société détenus par un détenteur, les procurations et les instructions de vote. Ces informations peuvent également être transférées à des tiers à des fins d'assistance ou de services à la Société en rapport avec ce qui précède.

Le traitement de ces données s'effectuera, mutatis mutandis, conformément au privacy notice de la Société qui est disponible sur le site web de la Société.

La Société attire l'attention des détenteurs de titres émis par la Société et des mandataires sur la description des droits qu'ils peuvent avoir en tant que personnes concernées, tels que, entre autres, le droit d'inspecter, le droit de rectifier et le droit de s'opposer au traitement, qui sont énoncés dans la section intitulée « Quels sont les droits que vous pouvez exercer » du privacy notice susmentionné.

Tout ceci est sans préjudice des règles applicables en matière d'enregistrement, d'utilisation de l'information et de participation à l'assemblée générale des actionnaires afin d'exercer vos droits entant que personne concernée. Pour toute autre information relative au traitement des données personnelles par ou pour le compte de la Société, la Société peut être contactée par courrier électronique à l'adresse privacy@nyxoah.com.

Le conseil d'administration

About Nyxoah

Nyxoah is a healthtech company focused on the development and commercialization of innovative solutions and services to treat Obstructive Sleep Apnea (OSA). Nyxoah’s lead solution is the Genio® system, a CE-validated, patient-centered, next generation hypoglossal neurostimulation therapy for OSA, the world’s most common sleep disordered breathing condition that is associated with increased mortality risk1 and comorbidities including cardiovascular diseases, depression and stroke. Following the successful completion of the BLAST OSA study in patients with moderate to severe OSA, the Genio® system received its European CE Mark in 2019. The Company is currently conducting the BETTER SLEEP study in Australia and New Zealand for therapy indication expansion, the DREAM IDE pivotal study for FDA approval and a post-marketing EliSA study in Europe to confirm the long-term safety and efficacy of the Genio® system.

For more information, please visit www.nyxoah.com

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1 Young T. et al: Sleep Disordered Breathing and Mortality: Eighteen-Year Follow-up of the Wisconsin Sleep Cohort, Sleep. 2008 Aug 1; 31(8): 1071–1078.

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